Im Home Office konzentriert zu arbeiten fällt nicht jedem leicht – Ablenkungen lauern in den heimischen vier Wänden hinter jeder Ecke. Das bequeme Sofa inklusive Fernseher ist nur ein paar Schritte entfernt; die Wäsche kann zwischen zwei Meetings angeschmissen werden. Und wer Kinder hat, bekommt das Ablenkungsprogramm frei Haus. Wichtiger denn je sind Selbstorganisation und -motivation, um am heimischen Arbeitsplatz nicht den Überblick zu verlieren.
Eine zeitraubende Illusion
Wissenschaftler haben herausgefunden, dass Multitasking eine Illusion ist. „Das Gehirn kann sich immer nur auf eine Sache konzentrieren, denn das Bewusstsein hat zu jedem Zeitpunkt immer nur einen Inhalt“, so der Münchner Hirnforscher Professor Ernst Pöppel. Was unter Multitasking verstanden wird, ist somit das rasante Wechseln zwischen zwei oder mehreren Aufgaben. Die vielen geöffneten Tabs und Fenster auf unseren Bildschirmen sind ein gutes Indiz dafür, wie viele Aufgaben wir gleichzeitig in unserem Kopf bearbeiten. Wir springen ständig zwischen E-Mails, Nachrichten, Texten, Social-Media, Telefonaten und Chats.
„Wer nur für drei Minuten aus einer Aufgabe herausgerissen wird, braucht danach zwei Minuten, um wieder auf dem gleichen Stand wie vorher zu sein. Wird der Beschäftigte regelmäßig unterbrochen, können sich die unnötig vergeudeten Minuten auf bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit addieren“, sagt die Arbeits- und Organisationspsychologin Dr. Fritzi Wiessmann.
Home Office und Freizeit trennen
Neben der Arbeit noch Pakete annehmen und telefonierend das Mittagessen zubereiten? Das bedeutet zwar eine kurze Auszeit von der Bildschirmzeit, gleichzeitig jedoch eine Erhöhung des Stresslevels. Der Arbeitsalltag zieht sich auf diese Weise in die Länge. Besser ist daher ungestörtes Arbeiten in einem geschlossenen Raum sowie feste Absprachen, wer sich in welchem Zeitraum um den Haushalt oder die Kinderbetreuung kümmert.
Ablenkungen durch Tunnelzeiten vermeiden
Aufpoppende Chatfenster und E-Mail-Benachrichtigungen gehören zu weiteren Ablenkungen. Sofern dies bei der Tätigkeit und im Teamgefüge möglich ist, bieten sich hierfür sogenannte Tunnelzeitfenster an, in denen man im eigenen Kalender eine Abwesenheit von beispielsweise zwei Stunden einträgt. In dieser Zeit hat man die Möglichkeit ungestört und konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. So sind die Kollegen informiert und der Arbeitnehmer kann die zahlreichen Kommunikationskanäle ohne schlechtes Gewissen schließen und unbehindert seinen To-dos nachgehen.
Kernanrufzeiten festlegen
Das klingelnde Telefon ist eine große und störende Ablenkung. Um auch hierdurch entstehende Ablenkungen zu verhindern, bieten sich Kernanrufzeiten an. Diese werden klar festgelegt und mit dem Team kommuniziert. Außerhalb dieser Zeiten sollte das Telefon aus- oder zumindest stummgeschaltet werden. Alternativ kann auch die Auslagerung beziehungsweise Nutzung von Telefondiensten in Anspruch genommen werden.
Visuelle Zerstreuung umgehen
In welchem Setting Menschen am effektivstem arbeiten ist unterschiedlich. Vor allem im kreativen Bereich können Input von außen oder visuelle Elemente in der Umgebung die Gedanken beflügeln. Für Strukturliebende kann dagegen ein aufgeräumter Arbeitsplatz und Desktop hilfreich sein. Zu viele geöffnete Tabs und Tools ziehen die Aufmerksamkeit auf sich und verleiten dazu, von der eigentlichen Aufgabe abzuspringen. Um nicht in die Multitasking-Falle zu tappen sollten nicht benötigte Programme geschlossen und jeweils nur die aktuell relevanten Dokumente geöffnet werden.
Fazit
Die Wissenschaft zeigt, dass das Phänomen Multitasking unnötig Stress verursacht. Im Zweifel werden viele Aufgaben über einen längeren Zeitraum mitgeschleppt und wesentlich später abgeschlossen. Die Qualität der Arbeit leidet enorm. Ziel sollte es sein, die To-dos Schritt für Schritt abzuarbeiten und mithilfe von Strategien möglichst zeitsparend und effizient zu arbeiten.
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