Die Vor- und Nachteile des papierlosen Büros

Vor-und Nachteile eines papierlosen Büros

Im papierlosen Büro werden ausschließlich Computer und verschiedene Softwares einsetzt. So ist es möglich ohne papiergebundene Dokumente auszukommen. Das sind die Vor- und Nachteile:

Vorteile

• Sie sparen Platz und haben sämtliche Daten zu jeder Zeit an jedem Ort verfügbar.
• Kosten für Drucker und Bürobedarf werden gespart. Außerdem können Sie Ordnung halten und strukturiert arbeiten
• Die Suchfunktion erspart langes Ordnerwälzen und somit viel Zeit.
• Die Kommunikation ist schnell und modern.
• Ein papierloses Büro schont die Umwelt.

Nachteile

• Die Einführung und Umsetzung des papierlosen Büros kann je nach Größe des Unternehmens unter Umständen ein langwieriger Prozess sein.
• Für den Schritt zum digitalen Büro braucht es eine gewisse Disziplin und Mut zur Veränderung.

Die 5 wichtigsten Tipps für die Umsetzung eines papierlosen Büros

1. Ist-und Soll-Zustand definieren

Wurde der Entschluss gefasst, das papierlose Büro umzusetzen, muss zunächst geklärt werden, wie die Umsetzung letztlich Schritt für Schritt durchgeführt werden kann. Hierfür ist zunächst eine Bestandsaufnahme erforderlich, die mehrere Wochen andauern kann. Es muss analysiert werden, in welchen Bereichen was an Papier anfällt und was davon alles digitalisiert werden soll. Originaldokumente werden nur noch in den seltensten Fällen benötigt. Bei so gut wie allen Dokumenten reicht es aus, diese in digitaler Form zu erhalten. Wichtig ist jedoch, sowohl die eingehenden als auch die ausgehenden Dokumente zu erfassen. Auch Notizen, die betriebsintern angefertigt werden, müssen nicht mehr auf Papier erfasst werden.

2. Briefpost digitalisieren

Im nächsten Schritt geht es darum, die Briefpost zu digitalisieren. Hierunter fallen sämtliche Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Notizen, Buchungsbelege, Lieferscheine u.v.m. Je nach Aufwand und Ressourcen können die Dokumente im eigenen Unternehmen per Scanner digitalisiert werden. Bei größeren Unternehmen ist es hilfreich, auf einen externen Dienstleister zurückzugreifen, der die Briefpost einscannt und für die weitere Verarbeitung zur Verfügung stellt.

3. Konsequent bleiben

Man ist immer wieder Situationen ausgesetzt, in denen man eigentlich gerne kurz zum Papier greifen möchte. Sei es für Protokolle und Notizen in Meetings oder für Ideen, die man schnell skizzieren möchte. Und auch bei Rechnungen oder anderen Dokumenten fällt man häufig in alte Gewohnheiten zurück und möchte diese ausdrucken. Doch am Arbeitsplatz der Zukunft geht es auch anders, man muss nur konsequent bleiben. Einfach den Laptop mit ins Meeting nehmen und sämtliche Notizen digital erfassen.

4. Dokumente in der Cloud verwalten

Unternehmen, die auf ein papierloses Büro umsteigen möchten, sollten für ihre Dokumentenverwaltung einen Cloud-Speicher wählen. Dadurch erlangen die Mitarbeiter sehr viel mehr Flexibilität, da Cloud-Speicher für jedes internetfähige Gerät zugänglich sind und die Mitarbeiter so auch mobil auf die Daten zugreifen können.

5. Geordnete Ordnerstrukturen und Dateinamen

Um jederzeit alle Dokumente schnell zu finden, ist eine durchdachte Ordnerstruktur wichtig. Am besten ist die Arbeit mit Hauptordnern und Unterordnern. Man sollte jedoch darauf achten, dass die Anzahl der Unterordner nicht zu groß wird, da sonst ggf. längere Suchen in Kauf genommen werden müssen. Zudem sollte eine konsequente Bezeichnung für Dokumente verwendet werden, damit diese jederzeit über das Suchfeld gefunden werden können.

3. Tools zur Digitalisierung

Damit die Umsetzung des digitalen Büros gelingt, ist es hilfreich auf bestimmte Tools zurückzugreifen. Sie helfen dabei, die Arbeit flexibler und kollaborativer zu gestalten und sorgen dafür, dass Mitarbeiter auf Wunsch auch mobil auf alle wichtigen Dokumente Zugriff haben.

Dokumentenverwaltung für ein papierloses Büro

Allzu lange ist es noch gar nicht her, da waren lokale Speichermedien notwendig, um die digitalisierten Dokumente archivieren und bearbeiten zu können. Mittlerweile kommen aber immer häufiger Cloud-Dienste wie z.B. Dropbox oder Google Drive für die Dokumentenverwaltung zum Einsatz. Der große Vorteil hierbei ist, dass die digitalisierten Daten sogar gleichzeitig von mehreren autorisierten Mitarbeitern – selbst an unterschiedlichen Standorten – abgerufen und auf Wunsch bearbeitet werden können.

Digitaler Kalender

Ein weiteres sehr nützliches Tool von Google ist die Kalenderfunktion. Der Google Kalender kann den altbekannten Tischkalender vollständig ersetzen und ist zudem weitaus praktischer. So kann man zum Beispiel verschiedene Kalender mit Freigaben für die unterschiedlichsten Team-Mitglieder verwalten und man hat jederzeit den Überblick darüber, welche Kollegen zu welcher Uhrzeit verfügbar sind. Beispielsweise setzt man ein Meeting für eine bestimmte Uhrzeit an. Alle mit E-Mail eingetragenen Mitglieder erhalten eine Benachrichtigung und können die Einladung annehmen oder ablehnen.