Die neben der eigentlichen Arbeit anfallenden Verwaltungsaufgaben sind nicht zu unterschätzen und haben zum Teil starken Einfluss auf die Effizienz des Hauptgeschäfts. Das Outsourcen bestimmter Büroarbeiten kann in diesem Fall eine ressourcenschonende Lösung sein. Doch nicht alle verwaltungsbezogenen Aufgaben sind gleichermaßen für die Auslagerung geeignet. Warum das so ist und welche Fragen eine Rolle beim Für und Wider des Outsourcing spielen, erfahren Sie im folgenden Beitrag.
Externe Dienstleister übernehmen vielseitige Aufgaben
So umfangreich und breit gestreut die Verwaltungstätigkeiten im Unternehmen sind (natürlich abhängig von dessen Größe und Komplexität), so umfangreich ist auch das externe Dienstleistungsfeld. Von der Übernahme der Post über Telefonbetreuung bis hin zur Buchhaltung und komplexen IT-Leistungen reicht das Angebot.
Ebenso vielfältig sind die Möglichkeiten, die sich mit dem Outsourcing einzelner Arbeitsbereiche ergeben:
- Senken von Fixkosten
- stärkerer Fokus auf die Kernkompetenzen
- Kundenorientierung in den Mittelpunkt rücken
- weniger Zeitverschwendung für periphere Tätigkeiten
- größere Flexibilität – mit einem externen Partner kann man besser auf Ausfälle reagieren, z.B. durch Krankheit, Urlaub oder saisonalen Bedarf
- umfangreiche Kosten für Arbeitsplätze entfallen – Gehalt, Hardware, Wartung usw.
Insgesamt läuft das Outsourcing von Bürotätigkeiten darauf hinaus, vom Kerngeschäft unabhängige – also vom Kerngeschäfts-Know-how unabhängige – Bereiche extern erledigen zu lassen, um sich auf die „richtige Arbeit“ konzentrieren zu können. Inwieweit das sinnvoll ist, hängt jedoch von der jeweiligen Unternehmensstrategie und internen Abläufen ab. So kann bspw. der Support ausgegliedert werden. Wenn dieser jedoch ein wichtiges Standbein ist, weil das Produkt/die Dienstleistung sehr komplex ist und umfangreiches Fachwissen erfordert, so ist das Outsourcing sicher nicht von Vorteil.
Was ist beim Outsourcing von Büroarbeiten zu beachten?
Sie sollten sich vor dem Outsourcing sehr genau überlegen, ob die Übernahme durch einen externen Anbieter wirklich die erwünschten Verbesserungen im Unternehmen bringt. Immerhin soll die Zusammenarbeit nur mit sehr geringem Aufwand verbunden sein, sodass ein reibungsloser Ablauf gewährleistet wird, der dem Unternehmen wirklich Ressourcen einspart bzw. diese besser verteilt. Es ist daher wichtig, dass Sie sämtliche Kosten, die vor, während oder nach dem Outsourcing anfallen, einberechnen. Folgende Fragen zum betroffenen Arbeitsbereich können dabei helfen:
- Wiederholen sich die Aufgaben oft?
- Ist die Auswahl des dafür geeigneten Dienstleisters einfach?
- Ist der Informationsaustausch mit wenig Aufwand verbunden?
- Ändern sich die Anforderungen kaum oder nur selten?
- Ist die interne Bearbeitung des Aufgabengebiets mit hohem Aufwand verbunden?
- Spielt das Know-how der Tätigkeit keine Rolle für das Kerngeschäft?
Wenn Sie diese Fragen mit Ja beantworten können, sieht es für eine Auslagerung der Bürotätigkeit schon mal gut aus, weil dann betriebswirtschaftliche Vorteile zu erwarten sind. Hier müssen Sie anschließend natürlich trotzdem exakt ermitteln, ob die Auslagerung auf Dauer Kosten spart und das Kerngeschäft stärkt. Auch die Abhängigkeit vom externen Dienstleister, dessen Professionalität und die Bedingungen der Zusammenarbeit sollten Sie bei der Kalkulation im Auge behalten.