Sich über mehrere Stunden konzentriert einer Aufgabe widmen – das ist wohl in kaum einem Büro möglich. Und je mehr Mitarbeiter sich das Zimmer teilen, umso schwieriger wird das. Doch einige Aufgaben erfordern nun Mal die volle Konzentration, ganz davon abgesehen, dass es bei einer konzentrierten Arbeitsweise viel effizienter läuft.
Wir haben für Sie 6 Tipps, wie Sie rund um Mails im Minutentakt, häufige Anrufe und redefreudige Kollegen trotzdem konzentriert arbeiten können.
So können Sie selbst Ihre Konzentrationsfähigkeit verbessern
Die eben genannten Einflüsse sind alle externer Natur. Sie lenken von der eigentlichen Arbeit ab oder hindern einen von vornherein daran, mit den Aufgaben zu starten. Doch viele Menschen sind auch selbst sehr „erfolgreich“ darin, sich ablenken zu lassen.
Smartphone in Griffweite
Typischstes Beispiel: Der ständige Blick auf das Smartphone. Gibt es eine neue Nachricht, eine neue Meldung bei Facebook oder einem der anderen sozialen Portale? Dass dabei ein konzentriertes Arbeiten unmöglich ist, sollte klar sein. Das heißt nicht, dass Sie das Smartphone komplett aus dem Büro verbannen sollen. Packen Sie es einfach in den Rucksack, die Jackentasche oder die Handtasche, sodass Sie gar nicht „in Versuchung“ kommen.
Erholter Start in den Arbeitstag
Das klingt vielleicht trivial, wird aber trotzdem von vielen missachtet: Nur wer erholt und ausgeschlafen in den Bürotag startet, wird auch effizient und konzentriert arbeiten können. Deshalb sollten Sie auch, sofern der Arbeitgeber Gleitzeit anbietet, diese entsprechend Ihres Tagesrhythmus nutzen.
Pausen einlegen
Kein Mensch kann den ganzen Tag über im Büro die Konzentration auf einem gleichmäßig hohen Level halten. Studien haben ergeben, dass das nur etwa anderthalb Stunden am Stück möglich ist. Legen Sie also nach dieser Zeit eine kleine Pause ein, und zwar indem Sie aufstehen und sich bewegen.
Verbinden Sie das einfach mit dem Weg zur Küche oder zur Absprache mit einem Kollegen. Auf keinen Fall sollte die Pause so ablaufen, dass Sie sich nur mit Ihrem Smartphone beschäftigen. So werden Ihre Gedanken zwar zu einem anderen Thema gelenkt, Ziel ist es aber gerade, den Gedanken etwas Erholung zu gönnen.
Externe Faktoren beim Arbeitsfluss im Büroalltag
Die Aufgaben für den Tag stehen fest, Sie sind ausgeschlafen, Kaffee oder Tee stehen bereit und nichts steht einem effektiven Arbeitstag im Weg – bis auf nach und nach immer mehr E-Mails, dem Geklingel des Telefons und den Kollegen, die einem unbedingt ihr ereignisreiches Wochenende bis ins Detail schildern möchten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dennoch konzentriert bei der Sache bleiben.
E-Mails und Telefon
Es gibt natürlich Bürojobs, bei denen die Bearbeitung von Mails zu den Hauptaufgaben gehört, z.B. im Kundenservice. Sollten Sie sich nicht dazu zählen, müssen Sie auch nicht sofort auf jede Mail reagieren. Vor allem, wenn Sie ständig eine Info über eine neue Nachricht erhalten, ist die Unterbrechung der Konzentration vorprogrammiert. Verzichten Sie also auf die Funktion, zumindest für die Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten möchten, bzw. verbannen Sie das Fenster, in dem das Mail-Programm geöffnet ist, aus dem Blickfeld.
Etwas schwieriger sieht es mit dem Telefon aus, denn führt der Anruf direkt zu Ihnen, können Sie natürlich nicht die ganze über das Telefon ignorieren. Wenn es möglich ist, sollten Sie das Telefon für die Zeit, in der Sie sich konzentriert einer Aufgabe widmen möchten oder auf jeden Fall etwas fertigstellen müssen, auf einen anderen Kollegen umstellen, einen Anrufbeantworter einrichten, oder an Ihrem Telefon die Nicht-Stören-Funktion aktivieren.
Nicht immer ein offenes Ohr für die Kollegen
Ein freundlicher offener Umgang mit den Kollegen heißt nicht, dass man sich auch ständig von ihnen bei der Arbeit unterbrechen lassen muss, egal ob es um private oder arbeitsbezogene Angelegenheiten geht. Sie können in diesem Fall ohne schlechtes Gewissen dem Kollegen eine „Absage erteilen“ und mitteilen, dass man das auf später verschieben solle. Auf jeden Fall ist es besser, wenn Sie direkt sagen, dass Ihnen die Unterhaltung gerade nicht passt, als immer nur nachzugeben.
Eine weitere Möglichkeit, die Konzentration aufrechtzuerhalten, ist, sich Kopfhörer aufzusetzen oder die Tür zu schließen. Das ist sozusagen das Zeichen für: Bitte nicht stören!
Flexible Arbeitszeit nutzen
Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit bieten nicht nur den Vorteil, den Aufenthalt im Büro an den persönlichen Biorhythmus anpassen zu können, sondern auch die Möglichkeit, bestimmte Tageszeiten für das konzentrierte Arbeiten zu nutzen. So können Sie z.B. morgens eher am Arbeitsplatz sein, um die Zeit, in der noch weniger Kollegen da sind und weniger Anrufe anstehen, für ungestörtes Arbeiten nutzen. Gleiches gilt für längeres Bleiben zum Abend hin.
Natürlich sollten Sie hier immer für sich selbst entscheiden, ob das sinnvoll ist, denn nicht jedem liegt das frühe Aufstehen bzw. das lange Arbeiten am Nachmittag oder Abend.